Łańcuch faktura–pełna zapłata–urządzenie–protokół

Rejestr faktur bez łączenia „na oko”

Dla faktury lub równorzędnego dokumentu księgowego zapisz: numer, datę, wystawcę, nabywcę/odbiorcę, pozycje dotyczące zakupu i montażu, kwotę oraz ewentualne korekty. Faktura zaliczkowa, końcowa i korygująca pozostają osobnymi dokumentami. Powiąż je numerami wskazanymi przez wystawcę, nie tylko podobną kwotą.

Aktualna strona programu wymaga, aby faktura obejmowała rodzaj pompy, typ i parametry. Gdy tych informacji brakuje, przewiduje oświadczenie sprzedawcy lub wykonawcy. Oficjalny wzór łączy oświadczenie z numerem faktury i zawiera pola rodzaju, typu oraz parametrów, w tym modelu i klasy energetycznej. Nie uzupełniaj faktury samodzielnie na skanie i nie twórz własnego zaświadczenia w imieniu wystawcy.

Karta identyfikacji urządzenia

Obok każdej pozycji zapisz producenta, rodzaj, typ i pełny model dokładnie tak, jak podano w dokumencie. Zachowaj symbole, ukośniki i oznaczenia jednostek. Jeżeli faktura obejmuje zestaw kilku elementów, wypisz je osobno i wskaż, który dokument opisuje kompletną pompę. Nie dobieraj mocy ani nie oceniaj, czy konfiguracja jest technicznie właściwa.

Porównanie obejmuje fakturę, oświadczenie sprzedawcy/wykonawcy, kartę produktu, etykietę i protokół. Nie obejmuje uzgadniania modelu z charakterystyką energetyczną — to odrębny temat.

Dowód pełnej zapłaty dla każdego dokumentu

Utwórz tabelę: numer faktury, kwota należna po korektach, dowód zapłaty, data, kwota płatności, płatnik, tytuł oraz saldo. Jedna faktura może mieć kilka przelewów, a jeden przelew może obejmować więcej niż jeden dokument. W drugim przypadku potrzebny jest czytelny klucz podziału; nie przypisuj całej kwoty do każdej faktury.

Oficjalna lista załączników wymienia KP, DW, potwierdzenie przelewu lub oświadczenie wnioskodawcy/wystawcy faktury. Dowód powinien dać się jednoznacznie powiązać z fakturą. Wzór oświadczenia o zapłacie zawiera numer faktury, datę płatności i kwotę. Stosuj aktualny wzór pobrany ze strony programu, jeśli odpowiada sytuacji.

Program definiuje zakończenie inwestycji między innymi przez udokumentowanie opłacenia całości faktur lub równoważnych dokumentów za zakup i montaż kompletu urządzeń wskazanych we wniosku. Status „zapłacone” można więc nadać dopiero wtedy, gdy saldo każdej uwzględnionej faktury po korektach wynosi zero i ma pokrycie w dowodach. To techniczna kontrola dokumentów, nie decyzja NFOŚiGW o kwalifikowalności kosztu.

Protokół zamyka część rzeczową

Na 25.08.2026 oficjalny protokół stanowi załącznik nr 2 do programu. Zawiera dane wnioskodawcy, miejsce i termin, adres budynku, wykonawcę lub informację o samodzielnym montażu, odbiorcę prac oraz tabelę urządzenia: rodzaj, producent, typ, model i moc. FAQ programu wskazuje użycie formularza opublikowanego przez NFOŚiGW.

Porównaj adres z macierzą budynku, odbiorcę z wnioskodawcą oraz identyfikację pompy z fakturą i dokumentem uzupełniającym. Sprawdź podpisy i daty we właściwych polach. Nie kopiuj podpisu między plikami i nie zmieniaj modelu w gotowym protokole. Błąd wyjaśnia się z osobą lub podmiotem, który może prawidłowo sporządzić dokument.

Faktura nie zastępuje protokołu

Faktura dowodzi zdarzenia księgowego i opisuje nabyty zakres. Protokół dokumentuje wykonanie, montaż, uruchomienie i odbiór w konkretnym budynku. Potwierdzenie przelewu dokumentuje zapłatę. Te dowody uzupełniają się, lecz nie zastępują wzajemnie.

Obsługa kilku faktur

Nadaj każdej fakturze identyfikator F1, F2, F3, a dowodom zapłaty P1, P2, P3. W tabeli relacji zapisuj na przykład „P2 pokrywa część F1 i część F2” wraz z kwotami. Protokół O1 może odwoływać się do zakresu objętego kilkoma fakturami, ale karta musi wyjaśniać, które pozycje tworzą komplet zakupionej i zamontowanej pompy.

Jeżeli kilka faktur tego samego typu ma zostać dodanych do jednej pozycji załącznika w GWD, aktualna instrukcja zaleca zeskanowanie ich do jednego pliku. Najpierw jednak ułóż je w logicznej kolejności i dodaj stronę indeksową z numerami; indeks nie zmienia treści dokumentów.

Sygnały zatrzymania

Nie zamykaj łańcucha, gdy kwota przelewu nie odpowiada żadnemu zestawieniu, faktura po korekcie ma inne saldo, nabywca nie pasuje do wnioskodawcy i brak właściwego oświadczenia, model różni się w dowodach albo protokół dotyczy innego adresu. Status „do wyjaśnienia” jest właściwszy niż własnoręczna korekta pliku.

Sprawdź kilka faktur z jednym protokołem

Wróć do macierzy osób i budynku

Zobacz wszystkie poradniki spójności

Źródła urzędowe sprawdzone 25.08.2026

• Lista wymaganych załączników i wzorów
• Program priorytetowy — koszty, zapłata i warunki
• Protokół odbioru — załącznik nr 2
• Wzór oświadczenia o dokonaniu zapłaty
• Wzór oświadczenia wykonawcy do faktury